Eine Automatisierung erstellen
Erstelle in octoja einen Workflow, der auf ein neues Gerät, einen Neustart oder einen Zeitplan reagiert und Skripte, Installationen, Neustarts oder Tickets ausführt.
Eine Automatisierung erstellen
Mit Automatisierungen erstellst du einen Workflow, der eine Reihe von Aktionen auf deinen Geräten ausführt, ohne die Arbeit jedes Mal von Hand zu erledigen. Du wählst, was den Workflow startet (einen Auslöser), legst fest, auf welchen Geräten er läuft, und fügst eine geordnete Liste von Aktionen hinzu — ein Skript ausführen, Software installieren, ein Gerät neu starten, herunterfahren oder aufwecken, einen Webhook oder eine Teams-Nachricht senden, ein Ticket öffnen, ein Tag hinzufügen oder entfernen, ein eigenes Feld schreiben, BitLocker aktivieren, ein lokales Benutzerkonto erstellen oder den lywand Agent installieren. Du kannst eine Bedingung hinzufügen, damit ein Schritt nur läuft, wenn er soll, und mit einem Testlauf das Ganze auf einem einzelnen Gerät ausprobieren, bevor du es einschaltest.
Voraussetzungen
- Du brauchst Automatisierungen anzeigen und Automatisierungen verwalten. Die erste Berechtigung erlaubt das Anzeigen und Ausführen gespeicherter Workflows, die zweite das Erstellen, Bearbeiten und Löschen sowie Testläufe mit nicht gespeicherten Schritten. Vergib sie unter Administration → Gruppen. Für manuelles Ausführen und Abbrechen brauchst du zusätzlich die Geräteaktion zum Ausführen von Skripten auf dem Zielgerät.
- Manche Aktionen setzen voraus, dass du zuvor an anderer Stelle etwas eingerichtet hast: Webhook senden und Teams-Nachricht senden brauchen einen unter Integrationen konfigurierten Webhook bzw. Teams-Kanal, und Software installieren oder aktualisieren nutzt deinen bestehenden Software-Katalog.
Schritt 1 — Automatisierungen öffnen
Gehe in der linken Seitenleiste zu Konfiguration → Automatisierungen. Die Seite listet die für dich sichtbaren Automatisierungen mit ihrem Auslöser, der Anzahl der Schritte und ob sie aktiviert sind. Wenn du noch keine siehst, erscheint Noch keine Automatisierungen.
Ein Schloss und Schreibgeschützt kennzeichnen gemeinsam genutzte Automatisierungen, deren Kundenbereich du nicht vollständig abdeckst. Du kannst sie ansehen, aber nicht bearbeiten, aktivieren oder ausführen. Auch ein verknüpftes Konfigurationspaket außerhalb deiner vollständigen Reichweite kann die Bearbeitung sperren. Lass die Änderung dann von jemandem mit passendem Zugriff durchführen; siehe Gemeinsam genutzte Konfigurationen.
Schritt 2 — Automatisierung erstellen
Klicke oben rechts auf Neue Automatisierung. Fülle im Dialog aus:
Klicke auf Neue Automatisierung, um sie zu erstellen. octoja öffnet den Builder, in dem du Auslöser, Zielgeräte und Schritte konfigurierst.
Die Seite Automatisierungen bietet außerdem einen zweiten Weg: Aus Vorlage starten öffnet eine Auswahl fertiger Workflows. Wähle unter Vorlage wählen eine aus und benenne sie unter Automatisierung benennen — octoja erstellt die Automatisierung und bringt dich in denselben Builder, in dem du Auslöser, Schritte und Zielauswahl anpasst, bevor du sie einschaltest.
Eine vorhandene Automatisierung duplizieren
- Öffne Neue Automatisierung und wähle unter Vorhandene Automatisierung duplizieren eine Automatisierung aus, die du bearbeiten darfst.
- Gib einen neuen Namen ein. Ohne eigene Beschreibung wird die Beschreibung der Quelle übernommen.
- Erstelle die Kopie und prüfe im Builder Auslöser, Schritte und Zielgeräte. Diese Einstellungen sowie die Kundeneinschränkung werden übernommen; Verknüpfungen mit Konfigurationspaketen und bisherige Läufe nicht.
- Passe die Kopie an und teste sie vor dem Aktivieren. Sie ist zunächst deaktiviert und hat keinen geplanten nächsten Lauf. Änderungen an ihr verändern die Quelle nicht.
Schritt 3 — Einen Auslöser wählen
Der Builder öffnet sich mit ausgewähltem Auslöser-Knoten. Der Auslöser entscheidet, was den Workflow startet. Wähle einen:
Wähle bei Zeitplan die Zeitzone ausdrücklich aus. Neue Zeitpläne verwenden zunächst die Zeitzone deines Browsers, ersatzweise UTC. Die gespeicherte Zone bestimmt, wie die Zeitangaben ausgeführt werden; beim Bearbeiten aus einer anderen Zeitzone bleibt sie erhalten. Eine Zeitplan-Überschreibung im Konfigurationspaket hat eine eigene Zeitzone, unabhängig vom Hauptzeitplan der Automatisierung.
Schritt 4 — Zielgeräte wählen
Beschreibe unter Zielgeräte mit dem Regel-Builder, auf welchen Geräten die Automatisierung läuft — zum Beispiel nach Betriebssystem, Kunde oder Standort. Während du Regeln hinzufügst, zeigt octoja eine Live-Liste der aktuell passenden Geräte, damit du den Umfang vor dem Speichern prüfen kannst. Die Pfeil-Schaltfläche neben Bedingung hinzufügen ist Aus Vorlage hinzufügen: Damit setzt du eine fertige Bedingungsgruppe ein — Alle Windows Server, Alle Server, Alle macOS-Geräte, Nach Kundenstandort, Nach Tag und weitere —, die du danach wie jede selbst gebaute Regel bearbeiten kannst. Sind in deinem Mandanten eigene Gerätefelder definiert, bietet die Feldliste einer Bedingung zusätzlich Eigenes Feld an: Wähle das Feld aus und vergleiche seinen Wert dann wie in jeder anderen Bedingung — eine Zeile, in der noch kein Feld gewählt ist, wird ignoriert. Lass die Regeln leer, um auf Alle Geräte zu laufen.
Die Zielauswahl gilt für die Auslöser Gerät hinzugefügt, Zeitplan und Beim Systemstart — eine Beim Systemstart-Automatisierung prüft dieselben Regeln gegen das Gerät, das gerade neu gestartet ist. Eine Manuell-Automatisierung hat keine Zielregeln, weil du das Gerät bei jeder Ausführung selbst wählst.
Eine gespeicherte Kundeneinschränkung gilt trotzdem auch für manuelle Läufe, zusätzlich zu deinen Geräteberechtigungen. Wählst du bei einer Sammelausführung ein Gerät außerhalb dieses Kundenbereichs aus, wird die gesamte Anfrage abgelehnt. Entferne unpassende Geräte aus der Auswahl, bevor du erneut startest.
Aktiviere Erweiterter Editor, um die Zielregeln als OQL-Ausdruck zu bearbeiten. Prüfe auch hier die Vorschau der passenden Geräte. Komplex verschachtelte Gruppen, die der einfache Regel-Builder nicht darstellen kann, öffnen sich automatisch im erweiterten Editor; vereinfache sie, bevor du zurückwechselst.
Schritt 5 — Aktionen hinzufügen
Der Builder ist ein dreispaltiger Editor: die Aktionen-Toolbox links, der Ablauf in der Mitte und ein Eigenschaften-Panel rechts.
- Ziehe eine Aktion aus der Aktionen-Toolbox in den Ablauf oder klicke eine Aktion an, um sie ans Ende anzuhängen.
- Klicke einen Schritt an, um rechts seine Eigenschaften zu öffnen und ihn zu konfigurieren — zum Beispiel dein Skript einfügen, das Software-Paket wählen oder den Teams-Kanal auswählen.
- Verschiebe Schritte durch Ziehen; entferne einen Schritt mit Schritt entfernen.
Die Schritte laufen von oben nach unten auf jedem passenden Gerät. Bei Skript ausführen kannst du je ein Skript für Windows (PowerShell), Linux (Bash) und macOS (Bash) hinterlegen. Jedes Gerät führt das passende Skript aus.
Ein Schritt kann bis zu 100 benannte Ausgabeparameter mit höchstens 65.536 Zeichen je Wert übernehmen. Über Variable einfügen verwendest du diese Ausgaben in späteren Schritten. Dort stehen auch Eigene Felder (Geräte) und Eigene Felder (Kunden) bereit, etwa ${{ trigger.customFields.assetTag }} und ${{ trigger.customerFields.accountManager }}. Sie beziehen sich auf das ausführende Gerät und dessen Kunden und sind auch in Bedingungen verfügbar.
Bei Skripten gilt nur Exit-Code 0 als Erfolg. Jeder andere Exit-Code lässt den Schritt fehlschlagen; mit dem Standard-Fehlerverhalten bricht die Automatisierung dann ab. Über Bei Fehler kannst du das Verhalten ändern (Schritt 6). Ausgabeparameter werden trotzdem übernommen. Mit System läuft das Skript als SYSTEM unter Windows beziehungsweise als root unter Linux und macOS, mit Angemeldeter Benutzer in der aktiven Sitzung. Auf Linux muss jq auf dem Gerät installiert sein, damit octoja Ausgabeparameter übernehmen kann; ohne jq bleiben sie leer.
Schritt 6 — Bedingungen hinzufügen und Verhalten bei Fehler wählen (optional)
Jeder Schritt kann eine Bedingung tragen, damit er nur läuft, wenn er soll. Klicke in den Eigenschaften des Schritts auf Bedingung hinzufügen und baue dann eine oder mehrere Zeilen, die eine Variable (vom Auslöser, aus einem eigenen Geräte- oder Kundenfeld oder aus der Ausgabe eines früheren Schritts) mit einem Wert vergleichen. Wenn du mehr als eine Zeile hast, wähle, ob Alle oder Beliebige davon zutreffen müssen.
Wähle Geräte-Tags (trigger.deviceTags), um ein vollständiges Tag zu prüfen. Enthält mit prod trifft auf Prod zu, aber nicht auf production; Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Mit den Leer-/Nicht-leer-Operatoren prüfst du, ob überhaupt Tags vorhanden sind. Es gelten die Tags beim Start des Laufs — ein späterer Schritt, der Tags ändert, verändert diese Momentaufnahme nicht. Die Tag-Liste ist für Bedingungen gedacht und wird nicht als Textvariable im Aktionen-Editor angeboten.
Mit Hersteller (trigger.manufacturer) und Gehäusetyp (trigger.chassisType) grenzt du Schritte beispielsweise auf Dell Inc. oder Laptop ein. Vergleiche mit der tatsächlichen Schreibweise im Inventar; fehlende Werte bleiben leer. Über Variable einfügen nutzt du sie auch in Texten. Gehäusetyp steht außerdem im Regel-Builder für die Zielauswahl der gesamten Automatisierung bereit.
Für die Geräteklasse (deviceClass) wählst du den Vergleichswert aus einer Liste, statt ihn frei einzutippen. octoja speichert den passenden technischen Wert. Für Skripte und Variablen sind beispielsweise diese Werte relevant:
Ein Vergleich mit MacOS erfasst keine Geräte vom Typ MacOSServer. Berücksichtige beide Werte, wenn eine eigene Bedingung alle Macs einschließen soll.
Zwei weitere Einstellungen pro Schritt steuern, was passiert, wenn etwas schiefgeht:
Schritt 7 — Auf einem Gerät testen
Bevor du die Automatisierung einschaltest, klicke oben rechts auf Testlauf, wähle ein Gerät und klicke auf Jetzt ausführen. octoja führt deine aktuellen Schritte — inklusive nicht gespeicherter Änderungen — auf diesem einen Gerät aus, ohne sie in der Automatisierung zu speichern, sodass du jeden Schritt beobachten und bestätigen kannst, dass er das Erwartete tut.
Um nur eine Aktion zu prüfen, wähle ihren Knoten und klicke im Eigenschaftenbereich auf Schritt testen. Wähle ein geeignetes Gerät und prüfe danach das Schrittergebnis. Auch dieser Test verwendet nicht gespeicherte Änderungen, speichert sie aber nicht.
Schritt testen führt die Aktion wirklich aus und ignoriert ihre Bedingung. Verweist der Schritt auf Ausgaben vorheriger Schritte — auch innerhalb seiner Bedingung — ist der Einzeltest nicht verfügbar. Verwende dann den vollständigen Testlauf.
Schritt 8 — Aktivieren und speichern
Verwende den Schalter Aktiviert / Deaktiviert oben im Builder, um die Automatisierung einzuschalten. Eine deaktivierte Automatisierung löst nie über ihren Auslöser aus, aber du kannst weiterhin den Testlauf nutzen. Klicke auf Speichern (oder drücke Strg+S), um deine Änderungen zu sichern.
Verfügbare Aktionen
Das sind die Aktionen, die du einem Workflow hinzufügen kannst:
Um eine Wartung anzukündigen, füge Benachrichtigung senden vor der Wartungsaktion ein und trage einen Titel sowie eine Nachricht ein, zum Beispiel Wartung auf ${{ trigger.deviceName }}. Prüfe im Testlauf, ob das Nachrichtenfenster erscheint. Der erfolgreiche Schritt bestätigt die Zustellung, nicht, dass jemand die Nachricht gelesen hat; er wartet nicht auf eine Antwort. Soll die Wartung auch ohne angemeldeten Benutzer weiterlaufen, wähle für diesen Schritt unter Bei Fehler die Option Mit nächstem Schritt fortfahren.
Füge Links als vollständige https://- oder http://-Adresse in die Nachricht ein, etwa https://example.com/help. Im Nachrichtenfenster am Gerät kann der Benutzer sie im Browser öffnen; das Fenster bleibt bis zur Bestätigung geöffnet. Andere Protokolle oder bloße Domainnamen werden nicht automatisch verlinkt.
Wartung und Fallpflege kombinieren
Bei einem neuen Wartungsmodus-Schritt sind Benachrichtigungen, Checks und Automatisierungen zum Pausieren ausgewählt, Softwareverteilungen und Patches nicht. Prüfe diese Auswahl vor dem Speichern. Wartungsmodus aufheben entfernt nur das Ad-hoc-Fenster, nicht weitere Wartungsfenster aus Paketen oder anderen Quellen. Plane eine endliche Dauer ein, wenn ein späterer Aufheben-Schritt bei einem Fehler möglicherweise nicht mehr erreicht wird.
Für Ticket aktualisieren muss mindestens eine Änderung eingestellt sein: Status, Priorität oder Kommentar. Nicht ausgewählte Felder bleiben unverändert. Du kannst beispielsweise nach erfolgreicher Wartung den zuvor erstellten Fall schließen und das Ergebnis als Kommentar ergänzen. Prüfe im Ausführungsverlauf die Ausgaben ticketId, ticketNumber, status und changed und öffne anschließend den Fall zur Kontrolle. Wartungsmodus und Fallaktualisierung laufen serverseitig und benötigen für den Schritt selbst keine Agent-Verbindung; die Geräteaktionen benötigen einen erreichbaren Agenten.
Testläufe führen diese Aktionen tatsächlich aus. Das Beenden von Prozessen, Stoppen von Diensten oder Ändern der Registry kann Anwendungen unterbrechen und ungespeicherte Arbeit verlieren lassen. Teste zuerst auf einem geeigneten einzelnen Gerät und begrenze Windows-spezifische Schritte mit einer Bedingung.
Vor einer Aktion eine Antwort einholen
Mit Benutzer fragen wartet der Workflow auf eine Antwort statt nur eine Nachricht zuzustellen. Das Gerät muss online sein und die octoja-Desktopanwendung in einer verbundenen Benutzersitzung laufen.
- Füge Benutzer fragen vor der geplanten Aktion ein. Trage Titel und Frage ein; beide unterstützen Variablen.
- Lass Antwortzeit in Sekunden (optional) für den Standard von 120 Sekunden leer oder wähle 10–600 Sekunden. Unter Schaltflächen-Beschriftungen (optional) kannst du die Texte ändern. Leere Felder verwenden Ja, Nein und Abbrechen; eigene Texte ändern deren Bedeutung nicht.
- Aktiviere bei Bedarf Texteingabe anfordern. Die Eingabe wird zusammen mit der Antwort übertragen und steht Folgeschritten als
inputzur Verfügung. Frage hier keine Passwörter oder andere Geheimnisse ab. - Setze an der nachfolgenden Aktion eine Bedingung: Wähle über die Variablenauswahl Bestätigt (
confirmed) aus dem Frageschritt und vergleiche mittrue. Alternativ vergleiche Antwort (response) mit Ja. Ohne diese Bedingung läuft die Aktion auch nach Nein weiter. - Prüfe im Testlauf mindestens Ja, Nein und eine unbeantwortete Abfrage. Kontrolliere Ergebnis und Ausgaben im Ausführungsverlauf, bevor du speicherst und aktivierst.
Bei einer gewählten Antwort enthält selectedText zusätzlich die Beschriftung der gewählten Schaltfläche. Damit kannst du beispielsweise „Heute Abend“ in einer Folgemeldung oder einem Fallkommentar wiederverwenden. Ohne eigene Beschriftung lautet der Wert yes, no oder cancel; bei Zeitablauf fehlt er. Verwende für Entscheidungen weiterhin response oder confirmed, damit eine umbenannte Schaltfläche die Logik nicht verändert.
Für eine einmalige Rückfrage ohne Workflow kannst du stattdessen eine Benachrichtigung mit Antwort senden.
Bei mehreren verbundenen Benutzersitzungen erscheint die Frage in allen; die erste Antwort zählt. Abbrechen oder ein Zeitablauf stoppen mit dem Standard Workflow stoppen die Ausführung. Möchtest du solche Fälle in Folgeschritten behandeln, wähle am Frageschritt Mit nächstem Schritt fortfahren und prüfe die Antwort dort ausdrücklich. Eine Zustimmung wird durch Fortsetzen nach einem Fehler nicht ersetzt.
Aus einem Konfigurationspaket, aus der Geräteliste oder von einem einzelnen Gerät ausführen
Neben ihrem eigenen Auslöser und ihren Regeln kann eine Automatisierung an drei weiteren Stellen laufen:
- Aus einem Konfigurationspaket. Öffne den Bereich Geplante Automatisierungen eines Konfigurationspakets, um einen geplanten Workflow zu erstellen oder einen bestehenden zu verknüpfen. Er läuft dann außerdem auf jedem Gerät, das das Paket erfasst, und du kannst nur für dieses Paket eine Zeitplan-Überschreibung festlegen.
- Aus der Geräteliste. Hake die gewünschten Geräte an, öffne in der Auswahlleiste Weitere Aktionen und wähle Aktion ausführen oder planen.
- Von einem einzelnen Gerät. Öffne den Tab Automatisierungen und wähle Aktion ausführen oder planen.
Die Zuweisungsliste im Geräte-Tab zeigt automatisch ausgelöste Automatisierungen mit ihrem Auslöser; bei Zeitplänen erscheinen auch Zeitplan und Zeitzone. Manuelle Automatisierungen stehen nicht in dieser Liste, bleiben aber im Ausführungsdialog auswählbar. Auf diesem Gerät pausieren betrifft nur dieses Gerät, nicht die Automatisierung auf anderen Geräten.
Der Dialog startet mit Automatisierung und Jetzt, aber noch ohne ausgewählte Automatisierung. Wähle eine gespeicherte Automatisierung, Neustart oder Herunterfahren und führe die Aktion sofort aus oder lege Datum und Uhrzeit in der Zukunft fest. Du benötigst Automatisierungen anzeigen und Skriptausführungsrechte auf den Geräten; der Dialog zeigt ausgeschlossene Geräte aus deiner Auswahl an. Du kannst höchstens 500 Geräte auf einmal übermitteln. Diesen einmaligen Termin gibst du in der lokalen Zeitzone deines Browsers ein — anders als beim wiederkehrenden Zeitplan mit eigener Zeitzonenauswahl.
Jedes Gerät erhält einen eigenen Lauf im Ausführungsverlauf. Ein geplanter Lauf wartet bis zum Termin und verwendet die beim Planen gespeicherten Workflow-Schritte, nicht spätere Änderungen. Soll er nicht mehr starten, öffne den wartenden Lauf und wähle Ausführung abbrechen.
Nachsehen, was passiert ist
Jedes Mal, wenn eine Automatisierung läuft, hält sie einen Lauf im Ausführungsverlauf mit ihrem Status fest — Erfolgreich, Mit Fehlern abgeschlossen, Fehlgeschlagen, Gerät offline, Zeitüberschreitung oder Abgebrochen. Öffne einen Lauf, um das Ergebnis und die Ausgabe jedes Schritts auf einer Zeitleiste zu sehen — dort prüfst du, warum ein Schritt fehlgeschlagen ist oder was ein Skript zurückgegeben hat.
Solange ein Lauf noch aktiv ist, kannst du ihn stoppen: Öffne den Lauf und klicke auf Ausführung abbrechen. Der gerade laufende Schritt wird abgeschlossen, danach startet keiner mehr, und der Lauf zeigt Wird abgebrochen, bis er auf Abgebrochen steht.
Wenn eine Automatisierung nicht läuft
Wenn ein Workflow nicht auslöst — oder auslöst, aber Geräte überspringt — ist die Ursache fast immer eine der folgenden. Gehe sie der Reihe nach durch:
Nutze den Testlauf auf einem einzelnen Gerät, um das Verhalten mit deiner aktuellen Konfiguration zu reproduzieren — er führt die Schritte aus, die du im Builder siehst, inklusive nicht gespeicherter Änderungen. Wenn Automatisierungen flächendeckend nicht mehr laufen, prüfe Erreichbarkeit & Status von octoja auf bekannte Störungen, bevor du einen Support-Fall eröffnest.
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