Berichtsvorlage erstellen

Unter Berichte erstellst du PDF-Berichte für Kundenreviews oder interne Auswertungen. Nutze eine eingebaute Vorlage, klone sie zum Anpassen oder erstelle eine eigene — etwa für Patch-Compliance, Gerätezustand oder Hardware-Inventar.

Voraussetzungen

• Berichte anzeigen öffnet den Bereich Berichte: der Eintrag in der Seitenleiste, die Vorlagenliste, der Vorlagen-Editor und das Herunterladen eines PDFs laufen über diese Berechtigung.
• Berichtsvorlagen und Zeitpläne verwalten kommt hinzu, um eigene Vorlagen anzulegen, zu bearbeiten, zu klonen und zu löschen sowie Zeitpläne einzurichten. Mit Berichte anzeigen allein arbeitest du mit den eingebauten Vorlagen und lädst deren PDFs herunter.
• Beide Berechtigungen werden über Gruppen unter Administration → Gruppen vergeben — bitte den Tenant-Administrator, sie deiner Rolle hinzuzufügen, falls noch nicht vorhanden.

Schritt 1 — Bereich Berichte öffnen

Navigiere in der linken Seitenleiste zu Berichte. Die Seite zeigt alle Vorlagen deines Mandanten, gruppiert in Eingebaute Vorlagen (von octoja bereitgestellt) und Eigene Vorlagen (von deinem Team angelegt).

Die Vorlagen erscheinen zunächst als Karten. Wechsle in die Tabellenansicht, um eine sortierbare Liste mit Spalte für die letzte Änderung zu erhalten, tippe im Feld Berichte suchen..., um nach Namen zu filtern, und wähle CSV exportieren im Menü Weitere Aktionen der Tabelle, um die Liste als Datei zu speichern.

Die Schaltfläche Vorlage erstellen sitzt oben rechts. Fehlt sie, hat deine Rolle Berichte anzeigen, aber nicht Berichtsvorlagen und Zeitpläne verwalten — arbeite vorerst mit den eingebauten Vorlagen und bitte deinen Tenant-Administrator um die Verwaltungsberechtigung.

Schritt 2 — Neue Vorlage erstellen

Klicke oben rechts auf Vorlage erstellen. Der Dialog Berichtsvorlage erstellen öffnet sich.

Fülle aus:

Klicke auf Vorlage erstellen. octoja speichert die Vorlage und öffnet den Vorlagen-Editor.

Im Vorschaumodus zeigen einige Widgets „Dieses Widget konnte nicht geladen werden“, bis du einen Kunden-Geltungsbereich setzt (Schritt 4) oder die Vorlage speicherst und erneut öffnest. Das ist normal — Widgets mit kundenspezifischen Daten rendern erst, wenn der Geltungsbereich diese Daten liefert.

Schritt 3 — Widgets hinzufügen und anordnen

Der Vorlagen-Editor öffnet sich standardmäßig im Vorschau-Modus — du siehst, wie das gerenderte PDF aussehen wird. Oben rechts befindet sich ein Umschalter aus zwei Schaltflächen: ein Augensymbol für Vorschau und ein Stiftsymbol für Vorlage bearbeiten. Klicke auf das Stiftsymbol, um in den Bearbeitungs-Modus zu wechseln und Widgets hinzuzufügen sowie anzuordnen.

Eine Vorlage besteht aus Zeilen; jede Zeile enthält eines oder mehrere Widgets nebeneinander. Widgets sind die Bausteine, die Daten darstellen — KPI-Karten, Diagramme, Tabellen, Überschriften, Hinweisboxen und so weiter. Es gibt außerdem eine Kategorie Checks mit Monitoring-Check-Widgets — zum Beispiel Check-Detail (der aktuelle Status eines Checks) und Check-Verlauf (pro Gerät), der den Verlauf eines Checks zeigt und auf bestimmte Geräte oder Status eingegrenzt werden kann.

In Check-Detail kannst du mehrere Checks auswählen; das Limit gilt je Check. Ändert sich die Check-Auswahl, wird die Geräteauswahl geleert — wähle die gewünschten Geräte danach erneut. Das Ergebnis ergänzt den letzten Benutzer und die letzte Sichtung des Geräts. Die Antivirus-Abdeckung berücksichtigt standardmäßig Windows Server und Windows Workstation; Linux und macOS kannst du in der Geräteklassen-Auswahl des Widgets ergänzen.

So fügst du ein Widget hinzu:

1. Ziehe im Bearbeitungsmodus ein Widget aus der Widget-Palette links auf die Leinwand.
2. Lege es in einer vorhandenen Zeile ab (neben die bereits vorhandenen Widgets) oder auf den freien Bereich zwischen Zeilen, um eine neue Zeile zu erstellen.
3. Klicke das Widget an, um sein Eigenschaften-Panel rechts zu öffnen. Setze den Titel, ändere die Breite (wie viele Spalten das Widget in der Zeile belegt), wähle eine Hintergrundfarbe und konfiguriere widget-spezifische Optionen.

Zum Umsortieren ziehst du Widgets innerhalb einer Zeile oder zwischen Zeilen. Zum Entfernen klickst du das Widget an und wählst Löschen aus dem Aktionsmenü.

Die Management-Scorecard bewertet Patches, Sicherheit, Backup und Monitoring:

• Die Gesamtbewertung ist der gerundete Mittelwert der verfügbaren Teilbewertungen. Bei leerem Gerätebestand ist sie unbekannt.
• Sicherheit, Backup und Monitoring ohne auswertbare Daten erscheinen als —, nicht als null Punkte. Fehlendes Inventar eines unterstützten Servers oder Arbeitsplatzes zählt dagegen gegen die Patch-Bewertung.
• Netzwerkgeräte zählen weder für Patch-Compliance noch für Endpunktschutz. Der Online-Status ist kein Bewertungsfaktor.

Die eingebaute Vorlage Chefbericht enthält keine Online-Geräte-Kachel; eigene Vorlagen kannst du damit ergänzen.

Ein besonders erwähnenswertes Widget ist die Tabelle Hardware-Inventar — sie zeigt eine Zeile pro Gerät und lässt dich genau wählen, welche Hardware-Felder als Spalten erscheinen. Wähle das Widget aus und such dir im Eigenschaften-Panel die gewünschten Felder. Sie sind in sechs Kategorien gruppiert, damit du sie schnell findest:

Mit den Schaltflächen Alle und Keine wählst oder leerst du alle Felder auf einmal. Wählst du keines, fällt das Widget auf einen sinnvollen Standardsatz an Spalten zurück. Da jede Spalte Breite kostet, liest sich eine große Auswahl am besten im Querformat (siehe unten) — octoja zeigt einen Hinweis, sobald du dich der Spaltenzahl näherst, die noch bequem auf eine A4-Seite passt.

Die Tabelle Softwareänderungen zeigt chronologisch, welche Software Installiert, Aktualisiert oder Deinstalliert wurde. Bei Aktualisierungen stehen alte und neue Version gegenüber. Sie berücksichtigt Kunde, Standort, Gerätefilter und Zeitraum; ohne Zeitraum nutzt sie die gesamte aufgezeichnete Historie. Die erste Inventarisierung eines Geräts gilt als Ausgangsbestand und erscheint deshalb nicht als eine Reihe neuer Installationen. Über Limit begrenzt du die neuesten Zeilen auf 1 bis 1.000; ohne eigene Einstellung verwendet das Widget 500. Die eingebaute Vorlage Softwareänderungsbericht setzt die Tabelle bereits im Querformat mit einem Limit von 500 ein.

Der Bericht hat außerdem eine Seitenausrichtung. In der Kopfzeile der Seite, neben dem Umschalter für Vorschau und Bearbeitung, schalten zwei Schaltflächen zwischen Hochformat und Querformat (breiter — mehr Tabellenspalten) um. Querformat gibt breiten Tabellen wie dem Hardware-Inventar mehr Platz. Die Ausrichtung gehört zur Vorlage und wird daher gemeinsam mit dem Layout gespeichert — schalte sie um und klicke dann auf Speichern. Eine aus Leere Vorlage erstellte Vorlage startet im Hochformat; eine geklonte Vorlage übernimmt die Ausrichtung der Quellvorlage.

Klicke oben rechts auf Speichern, um deine Änderungen zu sichern. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn ungespeicherte Änderungen vorliegen — bei sauberem Stand ist sie ausgeblendet.

Tipp: Eingebaute Vorlagen sind ein guter Startpunkt, selbst wenn du sie nicht behalten willst. Öffne eine eingebaute Vorlage, um zu sehen, wie octoja KPI-Karten, Diagramme und Tabellen anordnet. Du kannst dann entweder in einer Kopie weiterarbeiten (Aktion Klonen im Menü) oder mit dem Layout, das du im Kopf hast, neu beginnen.

Schritt 4 — Bericht eingrenzen

Unterhalb der Kopfzeile steuert eine Filterleiste, was in den Bericht einfließt und in welcher Sprache er verfasst wird:

Die Vorschau aktualisiert sich beim Ändern des Geltungsbereichs, sodass du genau siehst, was das erzeugte PDF enthält. Kunde, Standort, Sprache und Zeitraum wählst du bei jeder Erstellung neu — sie werden nicht in der Vorlage gespeichert. Der Gerätefilter ist die Ausnahme: Er gehört zur Vorlage. Änderst du ihn, erscheint die Schaltfläche Speichern, und er gilt für jede weitere Erstellung, auch für geplante Läufe.

Schritt 5 — PDF herunterladen

Sieht die Vorschau so aus, wie du es möchtest, klicke am Ende der Filterleiste auf Herunterladen (das Download-Symbol), hinter den Bedienelementen Kunde, Standort, Sprache, Zeitraum und Gerätefilter. octoja:

1. Rendert die Vorlage mit den Daten deines gewählten Geltungsbereichs und Zeitraums.
2. Erzeugt ein PDF in der im Auswahlfeld Sprache gewählten Sprache.
3. Lädt es in deinen Browser als <slug>-<jjjj-mm-tt>.pdf herunter. Bei einer eingebauten Vorlage ist der Slug ihr Anzeigename in der gewählten Berichtssprache, slugifiziert — das Hardware-Inventar kommt auf Englisch als hardware-inventory-… und auf Deutsch als hardware-inventar-… an. Eigene Vorlagen nutzen den slugifizierten Vorlagennamen.

Speichere oder teile das PDF wie jede andere Datei, die dein Browser herunterlädt.

Berichte automatisch versenden

Mit Berichte anzeigen und Berichtsvorlagen und Zeitpläne verwalten kannst du den regelmäßigen E-Mail-Versand einrichten:

1. Öffne Zeitplanung oben rechts auf der Berichte-Seite und erstelle einen Zeitplan.
2. Vergib einen Namen, wähle Vorlagen und Wiederholung und passe bei Bedarf den E-Mail-Betreff an. Der Zeitplan nutzt die Instanz-Zeitzone (standardmäßig Europe/Berlin).
3. Lege je Empfänger E-Mail-Adressen, Berichtssprache, Kunde und Standorte fest. Mit Empfänger hinzufügen ergänzt du weitere Empfänger.
4. Prüfe die Adressen und den Datenumfang vor dem Versand. Mit Jetzt senden löst du den Versand sofort aus; im Tab Verlauf prüfst du das Ergebnis. Du kannst den Zeitplan pausieren und wieder aktivieren.

Jeder Lauf nutzt die aktuellen Berechtigungen und den Kunden- und Gerätezugriff der Person, die den Zeitplan zuletzt gespeichert hat. Verliert sie Berichte anzeigen oder den benötigten Kundenzugriff, schlägt der Lauf fehl, statt Daten außerhalb ihres Zugriffs zu versenden.

Bestehende Vorlagen verwalten

Im Vorlagen-Editor bietet das Aktionsmenü (die Schaltfläche ⋯ in der Kopfzeile der Seite):

Eingebaute Vorlagen sind schreibgeschützt: octoja behält ihre Widgets, ihren Namen und ihr Layout im Auslieferungszustand. Um eine anzupassen, nutze Klonen im Aktionsmenü und bearbeite die Kopie — der Klon ist eine ganz normale eigene Vorlage. Um eine eigene Vorlage umzubenennen, wechsle zuerst in den Bearbeitungsmodus und klicke dann oben im Vorlagen-Editor auf den Titel — im Bearbeitungsmodus ist der Titel ein direkt bearbeitbares Feld.

Fehlerbehebung

Die Schaltfläche „Vorlage erstellen“ erscheint nicht. Deiner Rolle fehlt Berichtsvorlagen und Zeitpläne verwalten. Eingebaute Vorlagen bleiben sichtbar, und du kannst ihre PDFs herunterladen — diese Berechtigung deckt das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Vorlagen ab. Fehlt stattdessen der gesamte Eintrag Berichte in der Seitenleiste, fehlt der Rolle Berichte anzeigen.

Die Schaltfläche „Herunterladen“ liefert ein PDF in der falschen Sprache. Das PDF folgt dem Auswahlfeld Sprache in der Filterleiste, das zunächst auf deiner eigenen Oberflächensprache steht und nicht auf der des Empfängers. Stelle es auf die gewünschte Sprache — English, Deutsch, Français oder Nederlands — und klicke erneut auf Herunterladen. Beim wiederkehrenden Versand wird die Sprache je Empfänger im Zeitplan gesetzt.

Manche Widget-Daten sehen leer aus. Ein Widget rendert leer, wenn der gewählte Geltungsbereich keine passenden Daten enthält — zum Beispiel zeigt das Widget Neueste Meldungen nichts an, wenn der gewählte Kunde keine offenen Meldungen im Zeitraum hat. Erweitere den Geltungsbereich (entferne den Standort-Filter oder den Kunden-Filter für eine mandantenweite Ansicht) und lade den Bericht erneut herunter.

Der Name einer eingebauten Vorlage sieht wie ein Übersetzungsschlüssel aus (z. B. pages.reports.builtIns.executiveSnapshot.name). Das deutet auf eine fehlende Übersetzung im octoja-Sprachpaket hin — Seite neu laden oder den Support informieren. Die Vorlage funktioniert weiterhin; betroffen ist nur die Anzeigebezeichnung.

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