Kunden aus CSV oder Excel importieren

Anstatt Kunden einzeln anzulegen, kannst du viele auf einmal aus einer Tabelle erstellen. octoja liest eine CSV- oder Excel-Datei, lässt dich ihre Spalten den Kundenfeldern zuordnen und legt die passenden Kunden in einem einzigen Schritt an.

Die Datei wird in deinem Browser gelesen und niemals hochgeladen — nur die Zeilen, die du zuordnest, werden an octoja gesendet.

Bevor du startest

Du brauchst die Berechtigung Kundenverwaltung. Halte deine Tabelle als .csv- oder .xlsx-Datei bereit. Ein einzelner Import verarbeitet bis zu 1000 Zeilen; teile größere Listen in mehrere Dateien auf.

Schritte

1. Klicke in der linken Seitenleiste auf Kunden.
2. Öffne oben rechts das Menü Aktionen (die Schaltfläche ...).
3. Wähle Kunden importieren.
4. Ziehe deine Datei in den Dialog oder klicke, um eine .csv- oder .xlsx-Datei auszuwählen.
5. Prüfe, ob Erste Zeile enthält Überschriften zu deiner Datei passt. Wenn die Option aktiv ist, behandelt octoja die erste Zeile als Spaltentitel und ordnet Spalten automatisch zu, deren Überschriften es erkennt.
6. Überprüfe die Spaltenzuordnung. Wähle für jedes Kundenfeld, aus welcher Tabellenspalte es gelesen werden soll, oder belasse es auf — Ignorieren —. Name ist das einzige Pflichtfeld, daher muss diesem eine Spalte zugeordnet sein, bevor du fortfahren kannst.
7. Prüfe die Vorschau der ersten Zeilen und klicke dann auf die Import-Schaltfläche, um die Kunden anzulegen.

Wenn der Import abgeschlossen ist, zeigt octoja eine Zusammenfassung an — zum Beispiel „5 angelegt, 2 übersprungen." — und listet alle übersprungenen Zeilen mit dem Grund auf, warum sie übersprungen wurden.

Kundenfelder

Du kannst deine Spalten den folgenden Feldern zuordnen. Nur Name ist erforderlich; ordne alle weiteren zu, die deine Tabelle enthält.

Tipps und Hinweise

• Überschriften werden automatisch zugeordnet. Wenn deine Spaltentitel gängige Bezeichnungen verwenden (etwa Name, Firma, Referenz, Straße, Ort, E-Mail oder Telefon), ordnet octoja sie für dich zu. Du kannst die Zuordnung jederzeit von Hand anpassen.
• Zeilen ohne Namen werden übersprungen. Jede Zeile, deren Name leer ist, wird vom Import ausgenommen und erscheint in der Liste der übersprungenen Zeilen.
• Duplikate werden übersprungen. Eine Zeile wird übersprungen, wenn ihr Name bereits mit einem für dich sichtbaren Kunden übereinstimmt, wobei Groß- und Kleinschreibung ignoriert wird. So legst du denselben Kunden nicht zweimal an.
• Anschrift und Kontaktdaten sind optional. octoja speichert nur die Teile, die du zuordnest, daher funktioniert eine Datei mit ausschließlich Namen problemlos.
• Um deine bestehenden Kunden als Tabelle zu exportieren, verwende CSV exportieren im selben Menü Aktionen.