Odoo anbinden

Die Anbindung Odoo verbindet octoja mit dem Modul Helpdesk deiner Odoo-Instanz, sodass aus Monitoring-Alarmen Tickets werden, in denen dein Team ohnehin schon arbeitet. Für die Einrichtung brauchst du drei Dinge: die Verbindung selbst, die Ticket-Einstellungen und eine Alarmierungsregel, die Alarme an Odoo leitet.

Was die Anbindung leistet

Sobald verbunden und konfiguriert, erledigt die Anbindung zwei getrennte Aufgaben:

• Erstellt ein Ticket aus einem Alarm — wenn ein Monitoring-Check einen Alarm auslöst und eine Alarmierungsregel ihn an den Odoo-Kanal leitet, öffnet octoja ein Helpdesk-Ticket beim zugeordneten Odoo-Kunden.
• Behandelt die Entwarnung — ist der Check wieder in Ordnung, ergänzt octoja immer eine interne Notiz an diesem Ticket und verschiebt das Ticket in eine abschließende Phase, wenn es noch niemand übernommen hat.

Alles läuft ausgehend, von octoja nach Odoo. octoja fasst ausschließlich die Tickets an, die es selbst erstellt hat, holt niemals bestehende Odoo-Tickets nach octoja und löscht in Odoo niemals etwas. Es gibt keinerlei Hintergrund-Synchronisierung und auch keine Schaltfläche für eine manuelle Synchronisierung auf der Seite.

Das Verbinden allein erstellt nichts. Eine verbundene Anbindung mit allen ausgefüllten Einstellungen erzeugt weiterhin null Tickets, solange keine Alarmierungsregel auf den Odoo-Kanal zeigt. Dieser Schritt ist Schritt 5 weiter unten — und derjenige, den man am häufigsten übersieht.

Voraussetzungen

• Die Berechtigung Integrationsverwaltung in octoja. Berechtigungen werden unter Administration → Gruppen zugewiesen.
• Zusätzlich die Berechtigung Kundenverwaltung, falls du auch Kunden aus Odoo importieren möchtest.
• Eine über HTTPS erreichbare Odoo-Instanz mit API-Zugang. octoja erkennt die JSON-2-API ab Odoo 19 und die ältere RPC-API für Odoo 18 und älter automatisch. Einfache http://-Adressen werden abgelehnt.
• Das installierte Odoo-Modul Helpdesk. octoja liest Helpdesk-Teams und -Phasen und schreibt Helpdesk-Tickets; ohne das Modul existiert nichts davon.
• Den Namen der Odoo-Datenbank, mit der octoja arbeiten soll. octoja sendet ihn bei jeder Anfrage mit.
• Einen Odoo-API-Schlüssel. Der Einrichtungsdialog in octoja verweist auf Einstellungen → Benutzer → API-Schlüssel in Odoo; wo API-Schlüssel liegen, unterscheidet sich je nach Odoo-Version — halte dich an die Odoo-Dokumentation, falls du sie dort nicht findest. Der Schlüssel erbt die Rechte des Odoo-Benutzers, dem er gehört, und dieser Benutzer braucht Lesezugriff auf Kontakte, Helpdesk-Teams und Helpdesk-Phasen sowie das Recht, Helpdesk-Tickets zu erstellen, zu lesen, zu ändern und zu kommentieren.
• Einen Monitoring-Check, der bereits läuft, damit es überhaupt einen Alarm gibt, aus dem ein Ticket werden kann.

Schritt 1 — Odoo-Verbindungsdaten zusammenstellen

Sammle vorab die Basis-URL deiner Odoo-Instanz, den Datenbanknamen und einen API-Schlüssel. Für Odoo 18 und älter benötigst du zusätzlich den Odoo-Benutzernamen, zu dem der Schlüssel gehört.

Die Basis-URL ist die Adresse, unter der du Odoo aufrufst, zum Beispiel https://mycompany.odoo.com. Erforderlich ist eine vollständige https://-Adresse. Für Odoo 19 und neuer genügt der API-Schlüssel; bei älteren Instanzen ersetzt er das Passwort, nicht den Benutzernamen.

Schritt 2 — octoja mit Odoo verbinden

1. Öffne in octoja Administration → Integrationen und suche die Karte Odoo.
2. Klicke auf Einrichten. Der Dialog Odoo einrichten öffnet sich.
3. Fülle die Verbindungsfelder aus:

4. Klicke auf Verbindung testen. Bei Erfolg nennt die Rückmeldung die erkannte API. Bei einem Fehler prüfe URL, Datenbank, Schlüssel und bei älteren Instanzen den Benutzernamen.
5. Klicke auf Verbinden. octoja speichert die Verbindung und öffnet die Odoo-Integrationsseite auf dem Reiter Konfiguration.

Verbinden ist erst nach einem erfolgreichen Test verfügbar. Änderst du die Zugangsdaten, teste erneut. Auch beim Speichern prüft octoja die Verbindung und lehnt ungültige Zugangsdaten ab.

Schritt 3 — Kunden Odoo-Kunden zuordnen

Die Zuordnung sagt octoja, welcher Odoo-Kunde zu welchem deiner octoja-Kunden gehört, damit Tickets beim richtigen Kontakt landen.

1. Suche auf dem Reiter Konfiguration den Bereich Kundenzuordnung.
2. Klicke auf Kunden zuordnen, ordne jedem octoja-Kunden seinen Odoo-Kunden zu und klicke dann auf Zuordnungen speichern.
3. Klicke auf Standorte zuordnen, um die octoja-Standorte eines Kunden Odoo-Standorten zuzuordnen — ein Standort ist dabei ein untergeordneter Kontakt dieses Kunden in Odoo, der als Adresse hinterlegt ist, also eine Liefer-, Rechnungs- oder sonstige Adresse. Diese Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis mindestens ein Kunde zugeordnet ist — ordne also zuerst die Kunden zu.

Im Standortdialog ergänzt … → Automatisch nach Name zuordnen eindeutige Namenszuordnungen innerhalb des jeweiligen Kunden. Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten, mehrdeutige Treffer bleiben offen. Prüfe die Vorschläge und speichere den Dialog.

Ein nicht zugeordneter Kunde verhindert kein Ticket. Hat der Kunde des Geräts kein Odoo-Gegenstück, erstellt octoja das Ticket trotzdem, nur eben ohne Kunden daran. Nichts wird übersprungen und nichts schlägt fehl — eine vergessene Zuordnung zeigt sich also als Helpdesk-Tickets ohne Kunden statt als fehlende Tickets.

Gehört ein Gerät zu einem Standort, der ebenfalls zugeordnet ist, gewinnt der Odoo-Standort gegenüber dem Kontakt des Kunden, das Ticket landet also an der genaueren Adresse.

Die Kundenauswahl listet jeden Firmenkontakt in Odoo auf, Lieferanten eingeschlossen, weil octoja bewusst nicht nach Feldern filtert, die es erst mit den Odoo-Modulen Verkauf oder Buchhaltung gibt. Nutze auf einer großen Odoo-Instanz lieber die Suche als das Scrollen. Das …-Menü der Tabelle im Dialog bietet zwei Abkürzungen: Automatisch nach Name zuordnen paart jeden Kunden, dessen Name zu einem Odoo-Kunden passt, und überlässt dir die mehrdeutigen Fälle, und Nur nicht zugeordnete anzeigen blendet die bereits erledigten Zeilen aus. Jeder octoja-Kunde lässt sich genau einem Odoo-Kunden zuordnen und umgekehrt.

Schritt 4 — Team, Prioritäten und Phasen wählen

Der Bereich Ticket-Zuordnung bestimmt, wie ein Ticket aussieht. Jede Einstellung hier ist optional und fällt auf einen sinnvollen Standard zurück, keine davon kann die Ticket-Erstellung also verhindern.

Die beiden Prioritäts-Auswahllisten bieten Niedrig, Mittel, Hoch und Dringend — die vier Stufen von Odoo selbst. Warnungs-Alarme nutzen die erste Einstellung, alles Schwerere die zweite.

Die Auswahlliste für die abschließende Phase zeigt ausschließlich eingeklappte Phasen. Odoo markiert eine Phase als eingeklappt, wenn sie in der Helpdesk-Kanban-Ansicht zusammengefaltet werden soll — genau so werden abschließende Phasen üblicherweise angelegt. Fehlt die gewünschte Phase in dieser Liste, ist sie in Odoo nicht eingeklappt: markiere sie dort entsprechend und öffne die Seite erneut.

Einstellungen werden nicht automatisch gespeichert. Jede geänderte Auswahlliste bleibt lokal, bis du oben auf der Seite auf Einstellungen speichern klickst oder Strg+S drückst.

Die Team- und Phasen-Auswahllisten werden bei jedem Öffnen der Seite live aus Odoo gelesen. Sind sie leer, liegt das eher an der Verbindung als an Odoo: prüfe, ob der API-Schlüssel noch gültig ist und ob dessen Benutzer Helpdesk-Teams und -Phasen lesen darf.

Schritt 5 — Alarme an den Odoo-Kanal leiten

Dieser Schritt sorgt dafür, dass Tickets entstehen. Alles bisherige hat nur octoja vorbereitet; kein Alarm erreicht Odoo, bevor ihn eine Alarmierungsregel dorthin schickt.

1. Öffne das Konfigurationspaket mit dem Check, für den du Tickets willst, wechsle zu seinem Reiter Checks und öffne den Check.
2. Wechsle zum Reiter Alarmierung des Checks und wähle oder erstelle eine Alarmierungskonfiguration.
3. Füge in dieser Konfiguration den Kanal Odoo-Ticket hinzu.
4. Lege die Regel für den Kanal fest — den Anteil der jüngsten Ergebnisse und die Mindest-Schwere, die erreicht sein muss — und speichere den Check.

Odoo ist ein einzelner, mandantenweiter Kanal: Hast du Odoo-Ticket gewählt, gibt es nichts weiter auszuwählen, kein Ziel und kein erneutes Team. Der Kanal taucht in der Auswahl erst auf, sobald Odoo verbunden ist — fehlt Odoo-Ticket in der Liste, erledige zuerst Schritt 2. Die eigentliche Falle ist das Pausieren: Bei einer pausierten Anbindung bleibt der Kanal auswählbar, eine dagegen gespeicherte Regel sieht also völlig korrekt aus und tut still gar nichts. Prüfe deshalb bei ausbleibenden Tickets neben der Regel auch den Status der Anbindung.

Die vollständige Anleitung zu Alarmierungskonfigurationen, Regeln und Zeitplänen findest du unter Alarmierung für einen Check einrichten.

Ein Ticket, das octoja öffnet, trägt den Titel octoja: <Check> – <Gerät>. Die Beschreibung nennt den Check, das Gerät, den gemeldeten Status und wie viele der letzten Läufe fehlgeschlagen sind, gefolgt vom Kundennamen, der Ausgabe des Checks und einem Link zurück auf das Gerät in octoja.

Was bei einer Entwarnung passiert

Die Entwarnung besteht aus zwei Schritten; die Notiz wird immer ergänzt.

Die Erholungsnotiz ist eine interne Protokollnotiz in Odoo und keine für Kunden sichtbare Nachricht, an den Kontakt am Ticket geht also keine E-Mail. Der Notiztext wird immer auf Englisch geschrieben, unabhängig davon, was du unter Ticket-Sprache gewählt hast — diese Einstellung deckt nur das Ticket ab, das octoja erstellt.

Angefasst werden nur Tickets, die octoja für diesen Alarm erstellt hat. Ist das ursprüngliche Ticket nie entstanden — etwa weil die Anbindung zu dem Zeitpunkt getrennt war —, gibt es nichts zu kommentieren, und die Erholung geht in Odoo spurlos vorüber.

Kunden aus Odoo importieren

Existieren deine Kunden in octoja noch nicht, kannst du sie aus deinen Odoo-Kunden übernehmen. Das liegt auf der Seite Kunden, nicht auf der Integrationsseite.

1. Öffne Kunden und wähle Aus Ticketsystem importieren.
2. Markiere die gewünschten Odoo-Kunden und bestätige den Import.

Jeder ausgewählte Odoo-Kunde wird zu einem octoja-Kunden, seine Odoo-Standorte werden zu octoja-Standorten, und sowohl die Kunden- als auch die Standortzuordnungen werden automatisch angelegt — ein importierter Kunde braucht damit keine Zuordnung von Hand aus Schritt 3. Bereits zugeordnete Kunden werden als übersprungen gezählt und unangetastet gelassen.

Der Menüpunkt öffnet das erste verbundene Ticketsystem in einer festen Reihenfolge: DocBee, HaloPSA, Inserve, Autotask, Codemeta OS, Odoo, Jira, TOPdesk, TANSS, c-entron Service-Board, Freshservice, Zammad. Odoo steht an sechster Stelle — ist also eines der fünf davor ebenfalls verbunden, öffnet sich dessen Import-Dialog statt dem von Odoo, und Odoo lässt sich nicht auswählen.

Wenn keine Tickets mehr ankommen

Der Reiter Historie listet die jüngsten Versuche Ticket erstellen und Erholung mit Ergebnis und Antwort auf und ist die Anlaufstelle, wenn ein erwartetes Ticket fehlt. Eine Schaltfläche zum erneuten Senden gibt es nicht: Eine Zustellung wird nach ihrem eigenen Zeitplan wiederholt oder gar nicht.

• Eine Zustellung ist fehlgeschlagen. octoja wiederholt eine fehlgeschlagene Ticket-Erstellung oder Erholung nach 1 Minute, 5 Minuten, 30 Minuten, 2 Stunden, 12 Stunden und 24 Stunden. Fehler, die Odoo als Fehler des Aufrufers meldet, werden nicht wiederholt, weil eine Wiederholung nichts an der Antwort ändern würde.
• Die Karte zeigt den Status Pausiert. Nach 20 aufeinanderfolgenden fehlgeschlagenen Zustellungen stellt octoja das Senden ein, damit eine kaputte Verbindung nicht dauerhaft gegen Odoo läuft. Zum Fortsetzen nutze Odoo trennen und verbinde erneut mit denselben Werten. Zuordnungen und Einstellungen überleben diesen Umweg, es muss also nichts doppelt eingerichtet werden.
• Der pausierte Zustand ist schwer zu erkennen. Die Integrationsseite zeigt weder einen Fehlerzähler noch ein Banner. Die beiden Signale sind das Status-Abzeichen auf der Karte Odoo unter Administration → Integrationen, das von Aktiv auf Pausiert springt, und die fehlgeschlagenen Zeilen auf dem Reiter Historie, die nicht mehr wiederholt werden.
• Die Team- und Phasen-Auswahllisten sind leer. Der hinterlegte API-Schlüssel ist nicht mehr gültig, oder dessen Odoo-Benutzer darf Helpdesk-Teams und -Phasen nicht lesen. Trenne die Verbindung und verbinde erneut mit einem funktionierenden Schlüssel.
• Tickets kommen ohne Kunden an. Dieser Kunde hat keine Odoo-Zuordnung — gehe zurück zu Schritt 3 und ordne ihn zu.
• Gar keine Tickets. Prüfe, ob eine Alarmierungskonfiguration am Check den Kanal Odoo-Ticket wirklich enthält und ob die Anbindung verbunden und nicht pausiert ist.

Odoo trennen

Um die Verbindung zu entfernen, öffne die Odoo-Integrationsseite, scrolle zur Gefahrenzone und klicke auf Odoo trennen, dann bestätige mit Trennen.

Entfernt wird nur der API-Schlüssel. Deine Kunden- und Standortzuordnungen, sämtliche Ticket-Einstellungen sowie die Zustellhistorie bleiben genau so erhalten, wie sie waren, und jedes bereits erstellte Ticket bleibt in Odoo. Zum erneuten Verbinden trägst du die Verbindungsdaten wieder ein und testest sie.

Tipps

• Klicke nach jeder Änderung auf Einstellungen speichern — eine geänderte, aber nicht gespeicherte Auswahl wirkt sich auf den nächsten Alarm nicht aus.
• Setze Phase beim Schließen nach Erholung, wenn erholte Tickets geschlossen werden sollen. Lass die Einstellung leer, wenn dein Team Tickets lieber von Hand schließt; die Erholung wird so oder so am Ticket vermerkt.
• Taucht die gewünschte Abschlussphase in dieser Auswahlliste nicht auf, markiere sie in Odoo zuerst als eingeklappt.
• Ordne jeden Kunden zu, auch wenn Tickets ohne Zuordnung entstehen — ein Ticket ohne Kunden geht in Odoo leicht unter.
• Nutze Verbindung testen vor Verbinden und nach jeder Änderung der Zugangsdaten im Dialog.
• Lass Helpdesk-Team leer, wenn die Zuordnungsregeln von Odoo Tickets ohnehin schon dorthin legen, wo du sie haben willst.