Meldungen verwalten
Meldungen erstellen, zuweisen, kommentieren und filtern.
Mit Meldungen kannst du Probleme, Aufgaben und Serviceanfragen direkt in octoja verfolgen. Du kannst eine Meldung einem Benutzer zuweisen, sie mit einem bestimmten Gerät verknüpfen, die Priorität festlegen und Kommentare hinzufügen, während die Arbeit voranschreitet. Jede Änderung wird im Meldungsverlauf festgehalten, sodass der vollständige Kontext immer sichtbar ist.
Nicht jede Meldung beginnt bei einem Techniker. Nutzer auf verwalteten Geräten können selbst eine anlegen — über den octoja-Agent im Traybereich, sofern dort Ticketing aktiviert eingeschaltet ist. Ein Alarmkanal vom Typ Meldung legt eine an, sobald ein Check auslöst, und ein Automatisierungsschritt kann eine Meldung anlegen und mit dem Gerät verknüpfen, auf dem er gelaufen ist. Woher eine Meldung auch kommt — du bearbeitest sie auf der Seite Meldungen auf dieselbe Weise.
Bevor du startest
- Du benötigst die Berechtigung Meldungsverwaltung, um Meldungen in der octoja-Weboberfläche zu erstellen, zu aktualisieren, zu löschen und zu kommentieren. Berechtigungen werden über Gruppen unter Administration → Gruppen vergeben.
- Zum Anzeigen von Meldungen genügt die separate Berechtigung Meldungen anzeigen — ohne sie werden die Meldungsseiten nicht geladen.
Meldung erstellen
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Meldungen.
- Klicke auf die Schaltfläche Meldung erstellen (Plus-Symbol).
- Fülle die Felder aus:
Priorität und Zuweisung werden später aus der Meldungs-Detailansicht gesetzt — siehe Meldung aktualisieren unten. Um eine Meldung mit einem Gerät zu verknüpfen, lege sie stattdessen auf der Seite dieses Geräts an: Die dortige Karte Meldungen hat eine Schaltfläche Meldung erstellen, die das Gerät vorbelegt, und die Meldung übernimmt den Kunden dieses Geräts.
- Klicke auf Erstellen. Der Meldung wird eine fortlaufende ID-Nummer zugewiesen.
Die folgende Vorführung zeigt das Anlegen einer Meldung von Anfang bis Ende — Titel ausfüllen, Beschreibung ausfüllen, auf Erstellen klicken; die neue Meldung öffnet sich anschließend in der Detailansicht:
Meldung aktualisieren
- Klicke auf eine Meldung in der Liste, um sie zu öffnen.
- Klicke auf das Feld, das du ändern möchtest — Titel, Beschreibung, Status, Priorität, Zuweisung oder Kunde.
- Änderungen werden automatisch gespeichert, sobald du das Feld verlässt oder einen Wert auswählst. Der Meldungsverlauf zeigt an, was geändert wurde, von wem und wann.
Eine Abkürzung auf der Detailseite beschleunigt eine häufige Aktualisierung: Klicke auf Mir zuweisen neben dem Feld „Zugewiesen“, um die Meldung mit einem Klick zu übernehmen. Zum Erfassen der aufgewendeten Arbeit nutze die Karte Erfasste Zeit, die unter Zeit für eine Meldung erfassen unten beschrieben ist.
Meldungsstatus
Mehrere Meldungen gemeinsam bearbeiten
Mit Meldungsverwaltung kannst du in der Meldungsliste bis zu 100 Meldungen gleichzeitig bearbeiten. Filtere die Liste und markiere die gewünschten Zeilen über ihre Kontrollkästchen. Die Aktionen beziehen sich auf ausgewählte Meldungen der aktuell angezeigten Seite, nicht automatisch auf alle Suchtreffer.
- Schließen: Prüfe die Anzahl im Bestätigungsdialog und wähle Meldungen schließen. Bereits geschlossene Meldungen werden übersprungen. Die Statusänderung erscheint im Verlauf jeder geänderten Meldung. Bei aktivem Statusfilter Aktiv verschwinden geschlossene Meldungen aus der Liste; unter Geschlossen findest du sie wieder.
- Zeiten erfassen: Gib Startdatum, Startzeit, Enddatum und Endzeit sowie optional eine Notiz ein. Das Ende muss nach dem Start liegen; die Zeiten verwenden die lokale Zeitzone deines Browsers. Wähle Einträge erstellen. Jede ausgewählte Meldung erhält einen eigenen, bereits abgeschlossenen Zeiteintrag auf deinen Namen, ohne Gerätezuordnung.
Die erfasste Dauer wird nicht aufgeteilt. 30 Minuten für drei Meldungen ergeben drei Einträge à 30 Minuten. Prüfe die Auswahl und den Zeitraum vor dem Speichern, damit du keine Arbeitszeit mehrfach erfasst.
Die Erfolgsmeldung nennt die Anzahl geschlossener Meldungen beziehungsweise angelegter Zeiteinträge. Prüfe die Zeit anschließend in der Karte Erfasste Zeit der jeweiligen Meldung.
Zeit für eine Meldung erfassen
Die Karte Erfasste Zeit auf der Meldungs-Detailseite hält die für eine Meldung aufgewendete Arbeit fest. Sie listet jeden mit der Meldung verknüpften Zeiteintrag auf — Startzeit, Endzeit, das Gerät, gegen das er erfasst wurde (falls vorhanden), die Person, die ihn erfasst hat, die Dauer und eine optionale Notiz — und zeigt die Gesamtzeit über alle Einträge hinweg an.
Manuellen Zeiteintrag hinzufügen
- Öffne die Meldung und suche die Karte Erfasste Zeit.
- Klicke auf Zeiteintrag hinzufügen.
- Fülle die Felder aus:
- Klicke auf Eintrag hinzufügen. Der neue Eintrag erscheint in der Karte und die Gesamtzeit wird aktualisiert.
Ein manueller Eintrag ohne Gerät ist ein Eintrag nur für die Meldung — nützlich für Zeit, die du an der Meldung selbst aufwendest, etwa ein Telefonat oder Abstimmung, und die zu keinem einzelnen Gerät gehört.
Geräte-Zeiteinträge verknüpfen oder entfernen
Zeit, die direkt auf einem Gerät erfasst wurde, kann mit einer Meldung verknüpft werden, sodass die Arbeit an einem Ort sichtbar ist.
- Um einen Geräte-Zeiteintrag mit der Meldung zu verknüpfen, öffne das Zeilenmenü (…) dieses Eintrags und wähle Meldung verknüpfen…, dann wähle die Meldung aus.
- Um einen Eintrag zu entfernen, öffne sein Zeilenmenü, wähle Meldung entfernen und bestätige im Dialog Meldung von diesem Eintrag entfernen?. Der Zeiteintrag bleibt auf dem Gerät, zählt aber nicht mehr zur Gesamtzeit der Meldung. Du kannst ihn anschließend mit einer anderen Meldung verknüpfen.
Das Zeilenmenü erscheint bei den Einträgen, die du selbst erfasst hast — in der Karte Erfasste Zeit der Meldung genauso wie in der Karte Erfasste Zeit des Geräts. So verknüpft und entfernt jede Person ihre eigene Zeit. Das Entfernen löscht den Eintrag nicht; es hebt nur die Verbindung zur Meldung auf.
Kommentar hinzufügen
- Öffne die Meldung.
- Gib deinen Kommentar in das Feld Kommentar hinzufügen... am unteren Rand ein.
- Klicke auf die Senden-Schaltfläche (Papierflieger-Symbol) innerhalb des Kommentarfelds, um ihn zu posten.
Kommentare erscheinen in der Karte Kommentare, die neuesten zuerst. Die Zeitleiste Verlauf hält jede Änderung an der Meldung fest und fügt bei jedem neuen Kommentar einen Eintrag hinzu.
Kam eine Meldung von einem verwalteten Gerät, verfolgt die Person, die sie angelegt hat, den Verlauf im octoja-Agent und kann dort antworten. Ihre Antworten landen in derselben Karte Kommentare, angezeigt unter dem Namen, den ihr Gerät gemeldet hat. Eine geöffnete Meldung übernimmt sie von selbst — du musst die Seite nicht neu laden.
Meldungen filtern und durchsuchen
Verwende die Filtersteuerungen am oberen Rand der Meldungsliste, um die Ergebnisse einzugrenzen:
Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um zu sortieren. Klicke erneut, um die Reihenfolge umzukehren.
Welche Spalten die Tabelle zeigt, wählst du im Menü … in der Filterleiste. Die Meldungsliste merkt sich deine Auswahl — samt Spaltenreihenfolge und -breite — für das nächste Mal im selben Browser, und Spalten zurücksetzen in demselben Menü stellt den Standard wieder her.
Von überall in octoja öffnest du mit Strg + K (Cmd + K unter macOS) die Befehlsleiste. Sie durchsucht Meldungen nach ID, Titel oder Beschreibung wie das Suchfeld, und ihre Aktion Meldung erstellen öffnet den Erstellen-Dialog direkt, ohne Umweg über die Meldungsseite.
Meldung löschen
- Öffne die Meldung.
- Scrolle zur Karte Gefahrenzone am unteren Rand der Detailseite.
- Klicke auf Löschen und bestätige.
Gelöschte Meldungen werden dauerhaft entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
Tipps
- Verknüpfe Meldungen mit Geräten — wenn eine Meldung mit einem Gerät verknüpft ist, zeigt der Gerätedatensatz offene Meldungen an. So erkennst du bekannte Probleme leichter, wenn du auf Warnungen reagierst.
- Verwende Prioritäten einheitlich — Kritisch sollte bedeuten „Produktion steht, sofortige Aktion erforderlich“. Reserviere Hoch für dringende, aber nicht blockierende Probleme.
- Schließe Meldungen zeitnah — wenn du Meldungen aktuell hältst, bleibt die Anzahl offener Meldungen aussagekräftig und hilft bei der Auswertung.