Die DocBee-Integration einrichten

Die DocBee-Integration einrichten

Die DocBee-Integration verbindet octoja mit deiner DocBee-Ticketplattform. Nach dem Verbinden kann octoja ein DocBee-Ticket öffnen, sobald ein Check einen Alarm auslöst, dieses Ticket kommentieren, wenn der Check wieder in Ordnung ist, und die von dir verwalteten Geräte stündlich als Objekte nach DocBee synchronisieren — so landen Alarme und Hardware dort, wo dein Team ohnehin arbeitet.

Das reine Verbinden von DocBee erzeugt noch keine Tickets. Sie kommen erst an, wenn du eine Alarmierungskonfiguration auf den Kanal DocBee-Ticket richtest — das ist Schritt 6 weiter unten.

Was die Integration tut

Die Verbindung deckt drei Dinge ab:

• Ticketerstellung — löst eine Alarmierungskonfiguration mit dem Kanal DocBee-Ticket einen Alarm aus, legt octoja dafür ein DocBee-Ticket an. Die Priorität richtet sich nach dem Alarm: eine Warnung nutzt deine Warnungs-Priorität, alles Schwerwiegendere deine kritische Priorität. Das Ticket wird dem DocBee-Kunden zugeordnet, den du dem octoja-Kunden des Geräts zugewiesen hast, am zugeordneten DocBee-Standort abgelegt, wenn der Standort des Geräts gemappt ist, und mit dem DocBee-Geräteobjekt gleichen Hostnamens verknüpft. Ist der Kunde des Geräts nicht zugeordnet, wird das Ticket trotzdem erstellt — nur ohne DocBee-Kunden und ohne Geräteverknüpfung.
• Entwarnung — ist der Check wieder in Ordnung, fügt octoja dem Ticket einen Kommentar hinzu. Das Ticket wird nur geschlossen, wenn es in DocBee keinen Bearbeiter hat und du einen Status beim Schließen bei Erholung gewählt hast. Hat es bereits jemand übernommen, oder ist kein Schließ-Status gesetzt, lässt octoja es offen und kommentiert nur — damit kein Ticket verloren geht, an dem gerade gearbeitet wird.
• Geräte-Sync — für jeden zugeordneten Kunden legt octoja pro Gerät ein DocBee-Objekt an oder aktualisiert es, abgeglichen auf Hostname-Ebene innerhalb dieses Kunden. Geräte werden in DocBee nie gelöscht. Der Sync kann stündlich automatisch laufen.

Voraussetzungen

• Ein aktives DocBee-Konto, in dem du einen AccessToken erstellen kannst — oder einen DocBee-Benutzernamen und ein Passwort, mit denen du dich stattdessen verbinden kannst.
• Die Berechtigung Integrationsverwaltung in octoja, vergeben pro Gruppe unter Administration → Gruppen. Mit dieser Berechtigung verbindest du externe Plattformen und änderst deren Einstellungen.

Schritt 1 — Einen AccessToken in DocBee erstellen

Am zuverlässigsten verbindest du dich mit einem DocBee-AccessToken. Erstelle ihn in DocBee, bevor du beginnst.

1. Öffne in DocBee Dein Profil → Einstellungen → AccessToken.
2. Erstelle den Token mit Gültigkeit in Minuten auf -1. Dadurch läuft er nicht ab — er bleibt gültig, bis du ihn widerrufst.
3. Kopiere den Token an einen sicheren Ort; im nächsten Schritt fügst du ihn in octoja ein.

Möchtest du keinen Token verwenden, kannst du dich stattdessen mit deinem DocBee-Benutzernamen und Passwort verbinden — wähle diese Methode im nächsten Schritt.

Schritt 2 — DocBee in octoja verbinden

1. Gehe in octoja zu Administration → Integrationen, suche die DocBee-Kachel unter Ticketsysteme und wähle Einrichten. Der Dialog DocBee einrichten öffnet sich.
2. Wähle die Authentifizierungsmethode:
   • AccessToken — füge den Token unter AccessToken (API-Schlüssel) ein.
   • Benutzername und Passwort — trage deinen DocBee-Benutzernamen und dein Passwort ein.
3. Lass Basis-URL (optional) leer, um die DocBee-Cloud zu nutzen. Für eine On-Prem-Instanz trägst du deren Adresse ein — sie muss eine absolute HTTPS-URL sein und endet in der Regel auf /restApi.
4. Wähle Verbindung testen. Wenn Verbindung erfolgreich erscheint, wähle Verbinden.

Token und Passwort werden auf dem Server gespeichert und nie an deinen Browser zurückgegeben.

Schritt 3 — Kunden und Standorte zuordnen

Nach dem Verbinden öffnet sich die DocBee-Integrationsseite. Beginne mit dem Abschnitt Kunden-Mapping, damit Tickets beim richtigen Kunden landen.

1. Wähle Kunden zuordnen und paare jeden octoja-Kunden mit seinem DocBee-Kunden.
2. Haben deine Kunden mehrere Standorte, wähle Standorte zuordnen und ordne jeden octoja-Standort einem DocBee-Standort zu, damit Tickets und Geräte am richtigen Ort landen. Standorte zuordnen bleibt ausgegraut, bis mindestens ein Kunde zugeordnet ist.

Im Standortdialog ergänzt … → Automatisch nach Name zuordnen eindeutige Namenszuordnungen innerhalb des jeweiligen Kunden. Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten, mehrdeutige Treffer bleiben offen. Prüfe die Vorschläge und speichere den Dialog.

Liegen deine Kunden in DocBee statt in octoja, kannst du sie stattdessen übernehmen: öffne Kunden, wähle Aus Ticketsystem importieren und markiere die gewünschten DocBee-Kunden. octoja legt sie als Kunden an, macht aus ihren Standorten octoja-Standorte und richtet das Kunden- und Standort-Mapping für dich ein.

Schritt 4 — Das Ticket-Mapping konfigurieren

Öffne den Abschnitt Ticket-Mapping und lege fest, wie DocBee-Tickets erstellt werden. octoja öffnet Tickets erst, wenn du einen Status für neue Tickets und eine passende Priorität gesetzt hast.

Wähle Einstellungen speichern, wenn du fertig bist.

Schritt 5 — Geräte-Sync einschalten

Im Abschnitt Geräte-Sync entscheidest du, ob octoja die Geräteliste in DocBee aktuell hält.

1. Schalte Geräte stündlich automatisch synchronisieren ein, damit octoja DocBee-Objekte von selbst stündlich anlegt und aktualisiert.
2. Wähle Einstellungen speichern. Der Schalter gehört zum Einstellungsformular und greift erst nach dem Speichern.

octoja gleicht Geräte pro zugeordnetem Kunden auf Hostname-Ebene mit DocBee-Objekten ab und überträgt Angaben wie Betriebssystem, IP- und MAC-Adressen, Seriennummer, Hersteller und Modell. Ein so neu angelegtes Gerät erhält außerdem zwei Links zurück nach octoja — einen zur Geräteseite, einen direkt in die Fernwartung. Synchronisiert werden nur Kunden, die du in Schritt 3 zugeordnet hast, und nur Geräteklassen, denen du in Schritt 4 eine Kategorie gegeben hast — ohne jede Kategorie-Zuordnung wird nichts synchronisiert. octoja löscht in DocBee nie ein Objekt.

Schritt 6 — Alarme an DocBee senden

Das Verbinden stellt nur den Kanal bereit. Tickets entstehen aus deinen Alarmierungskonfigurationen — füge DocBee also als Kanal hinzu und nutze diese Konfiguration an den Checks, für die du Tickets willst.

1. Öffne den Check, für den du alarmieren willst — aus dem Konfigurationspaket, das ihn enthält, oder über den Tab Checks des Geräts — und wechsle zu seinem Tab Alarmierung.
2. Wähle eine bestehende Alarmierungskonfiguration oder lege eine neue an, wähle dann Kanal hinzufügen und dort DocBee-Ticket.
3. Setze die Regel für diesen Kanal — wie viel der jüngsten Check-Historie fehlschlagen muss, bevor der Alarm auslöst — und speichere den Check.

Ein DocBee-Kanal wird erst angeboten, wenn die Integration verbunden ist. Die vollständige Anleitung zu Regeln, Zeitplänen und dem Verhalten bei Erholung findest du unter Alarmierung für einen Check einrichten.

Wenn keine Tickets mehr ankommen

Der Tab Historie auf der DocBee-Integrationsseite listet die letzten Ticket- und Geräte-Sync-Versuche mit Ergebnis und DocBees Antwort — der schnellste Ort, um zu sehen, was schiefgelaufen ist.

• Nach 20 aufeinanderfolgenden fehlgeschlagenen Zustellungen pausiert octoja die Integration von selbst. Die DocBee-Kachel unter Administration → Integrationen zeigt dann Pausiert statt Aktiv, und es werden keine weiteren Tickets oder Geräte-Syncs gesendet.
• Es gibt keinen Fortsetzen-Schalter auf der Seite. Um eine pausierte Integration zurückzuholen, behebe die Ursache in DocBee, wähle dann DocBee trennen und verbinde erneut — deine Kundenzuordnungen und Einstellungen überstehen das.
• Tickets werden auch übersprungen, solange Status für neue Tickets oder die Priorität für die Stufe des Alarms leer ist. Setze beides in Schritt 4.

Trennen

Um die Verbindung zu entfernen, öffne die DocBee-Integrationsseite und wähle DocBee trennen, dann bestätige. Deine Kundenzuordnungen und Einstellungen bleiben für eine erneute Verbindung erhalten, sodass du das Mapping nicht wiederholen musst.

Tipps

• Erstelle den AccessToken mit einer Gültigkeit in Minuten von -1, damit er nicht abläuft und die Verbindung später still unterbricht.
• Schlägt Verbindung testen bei einer On-Prem-Instanz fehl, prüfe die Basis-URL — sie muss in der Regel auf /restApi enden, und die Groß-/Kleinschreibung ist wichtig.
• Ordne deine Kunden zu, bevor du Tickets erwartest: Ein Alarm auf einem Gerät, dessen Kunde nicht zugeordnet ist, erstellt zwar ein Ticket, es kommt aber ohne DocBee-Kunden und ohne Geräteverknüpfung an.
• Lass die Kategorie einer Geräteklasse leer, um diese Geräte aus DocBee herauszuhalten — du kannst zum Beispiel nur Server synchronisieren und Workstations überspringen.
• Der stündliche Sync löscht in DocBee nie Objekte. Ein in octoja entferntes Gerät wird nicht aus DocBee entfernt; räume diese bei Bedarf in DocBee auf.